Жеткізуші шоттарын Word және PDF файлдарынан 1С-ке жүктеу

Шот PDF немесе Word түрінде келеді, ал оның деректемелерін 1С-ке қайта енгізу керек. Файл атауы ішіндегі нөмірге, ал қорытындысы жолдарының қосындысына сәйкес келмеуі мүмкін. Кейде жай көшіру қатені базаға жылдамырақ қана көшіреді.

«Қазақстанға арналған 1С:Бухгалтерияның» 3.0 редакциясы үшін шоттарды жүктейтін сыртқы өңдеу құралын әзірледік. Бұл — негізгі конфигурацияны тікелей өзгертпей, 1С ішінде ашылатын жеке EPF құралы. 1.0.8 нұсқасында файлдардағы деректерді тану және тексеру формасының жұмысы расталды. Осы нұсқада құжат жасаудың соңғы қадамы әлі тексерілген жоқ; шешім расталған өндірістік пайдалануда емес, сынақ ретінде қолдану кезеңінде.

Қайта енгізудің орнына — тексеру кестесі

Бухгалтер сатып алушы ұйымды таңдап, бір немесе бірнеше файл жүктейді. Табылған деректемелер мен қызмет жолдары өңделетін кестеге түседі. Қасында хабарламалар көрсетіледі: қай жерде шартты таңдау керек, қай қызмет карточкасы толтырылмаған, қандай мән оқылмады. Қажет емес жолдарды жүктеуден алып тастауға болады.

Негізгі шешім — бір өріс танылмағаны үшін бүкіл нәтижені жоғалтпау. Күні, жеткізушісі және сомалары оқылып, шарт нөмірі табылмаса, бұл деректер экранда қалады. Пайдаланушы жетіспейтінін толықтырып, қайта тексеруді іске қосады. Қабылданған әр PDF немесе DOCX оқу сәтсіз болса да көрініп тұрады; түсіндірмесі бар бос жол файлды үнсіз өткізіп жібергеннен анығырақ.

Нақты бақылау файлдары көрсеткен қателер

Сынақ шоттарының бірінде жол сомасы құжаттың қорытынды сомасына сәйкес келмеді. Құрал екі мәнді де сақтап, айырмашылықты көрсетті және құжат жасауды бұғаттады. Ол қорытындыны ыңғайлы санға келтірмейді: бухгалтер түпнұсқамен салыстырып, дұрыс деректерді алуы керек.

Басқа файлдың атауы ішіндегі шотқа сәйкес келмеді. Нөмір файл атауынан емес, мазмұнынан анықталды; бақылау жиынтығында құжат PDF-пен салыстырылып, қайталану ретінде табылды. Бір қарағанда шағын сценарий болғанымен, ол импорт үшін қалтадағы барлық файлды таңдап, атауларына сену жеткіліксіз екенін көрсетеді.

Оқылған қызмет атауы мен оның 1С-тегі карточкасын бөлек қарастыруға тура келді. Мәтін дұрыс танылуы мүмкін, бірақ қажетті номенклатура әлі таңдалмаған болуы ықтимал. Ондайда жол «Енгізу қажет» мәртебесінде қалады. Бірнеше жолы бар шотта ортақ деректемелер мен барлық позицияның қорытындысы тексеріледі: бір жолдың сәтті оқылуы бүкіл құжат дайын дегенді білдірмейді.

PDF неге қосымша жетілдіруді қажет етті

Берілген PDF файлдарында мәтін болды, бірақ оны стандартты тәсілмен алу мүмкін болмады. Құралдың ішінде Word немесе Adobe бағдарламасын іске қоспай, PDF пен DOCX оқудың өзіндік тәсілін іске асырдық. Бұл әмбебап тану құралы емес: нақты берілген үлгілер тексерілді.

Қысылған деректерді, бөлініп қалған мәтін үзінділерін және бөлгіштері әртүрлі сандарды оқу түзетілді. Қауіпсіз режимге кедергі болған файлдық операциялар алынып, талдау жедел жадқа көшірілді. Пайдаланушы құқықтары мен нақты бұлттық сервиспен үйлесімділік бәрібір бөлек тексеріледі.

1.0.8 нұсқасында нақты не тексерілді

• Құрал сынақтағы 1С жүйесінде ашылды. Тоғыз PDF-ті топтап және DOCX-ті бөлек жүктеу бақылау файлдарынан деректемелердің, қызмет жолдарының және «ҚҚС-сыз» белгісінің оқылғанын растады.
• Мәселелі өрістерді белгілеу, ішінара деректерді сақтау және қолмен түзету тексерілді. Жол сомасы мен қорытындының сәйкес келмеуі жұмысты бұғаттайтын қате ретінде көрсетілді.
• 1.0.8 нұсқасының соңғы тексеруінде құжаттар сақталған жоқ. Бұрынғы 1.0.1 нұсқасында өткізілмеген шоттардың сәтті жасалуы қазіргі шығарылымды тексерудің орнын баспайды.

Өткізілмеген шот — автоматты түрде орындалған төлем емес, әрі қарай тексеруге арналған сақталған құжат. Қарастырылған үдерісте бухгалтер алдымен қателерді түзетіп, содан кейін құжат жасайды және оны түпнұсқамен салыстырады. Жұмысқа қоспас бұрын дәл осы сақтау қадамын мақсатты базаның көшірмесінде бөлек растау қажет.

Қоспас бұрын нені білу маңызды

• Құжат жасаудың қазіргі логикасы тек ҚҚС-сыз шоттарға арналған. ҚҚС бар шоттар жеке жетілдіруді және сынақтарды қажет етеді.
• Мұнда Word дегеніміз — DOCX. Ескі DOC форматын қолдау мәлімделмеген; бір кіріс файлдың көлемі 20 МБ-тан аспауы керек.
• OCR — суреттегі мәтінді тану мүмкіндігі жоқ. Мәтіндік қабаты жоқ скан сәтті оқылды деп көрсетілмейді: деректерді қолмен толтыру қажет болады.
• Жеткізушілердің жаңа үлгілерін, күрделі көпбетті PDF файлдарын және басқа файл құрылымдарын бөлек сынау керек.

Жергілікті сынақ базасында тоғыз PDF-тен тұратын топ бірнеше минут өңделді. Лезде жүктеу немесе өлшенген уақыт үнемі туралы мәлімдемейміз. Бұлттық пилотқа дейін бір–үш файлдан бастап, бір шоттың сақталуын, қайта жүктелуін және қолайлы өңдеу ұзақтығын тексерген жөн.

Компанияңыздың құжаттарына бейімдеу

Жобаның нәтижесі — табылған деректерді бір жерге жинап, қай тұста бухгалтердің шешімі қажет екенін көрсететін құрал. Әртүрлі файлдардағы шоттар үнемі жиналып қалса, үдерісті JEL Studio мамандарымен талқылаңыз. Артық дербес деректерсіз үлгілерді зерттеп, форматты, ҚҚС-ты және 1С жүйеңіздің шарттарын тексереміз, содан кейін жетілдіру көлемі мен қабылдау өлшемдерін келісеміз.